Créer une ASBL en RDC : dossier, démarches, coûts et délais

Créer une ASBL en RDC demande de réunir au moins sept membres effectifs, de préparer des statuts notariés et de solliciter la personnalité juridique auprès du ministre de la Justice, sous couvert du ministre compétent pour votre secteur. Pour avancer, il faut distinguer le dépôt du dossier, l’autorisation provisoire de fonctionnement et l’octroi de la personnalité juridique. Ce guide vous aide à préparer les pièces, organiser les démarches et établir un budget sans vous appuyer sur des tarifs non confirmés.

Vérifier que l’ASBL correspond à votre projet

La loi n° 004/2001 du 20 juillet 2001 définit l’ASBL comme une association apolitique qui ne cherche pas à procurer un gain matériel à ses membres. Ses opérations industrielles ou commerciales doivent rester accessoires. Cette forme peut notamment convenir à une initiative sociale, culturelle ou éducative.

Ce guide concerne principalement les associations de droit congolais non confessionnelles. Les associations étrangères, les cultes et les ONG ont aussi des dispositions particulières. Ajouter « ONG » au nom de votre structure ne suffit donc pas à remplir les conditions de cette catégorie.

Préparer les membres et les documents fondateurs

Réunir au moins sept membres effectifs

L’article 6 impose au moins sept membres effectifs. Commencez par identifier les personnes qui participeront réellement à l’association, puis clarifiez l’objet, les responsabilités et les ressources envisagées. L’article 8 interdit de reprendre la dénomination, le sigle ou les autres signes distinctifs appartenant à une autre association.

Avant d’engager des dépenses d’impression ou de notarisation, demandez au service qui recevra votre dossier comment vérifier le nom envisagé. Préparez éventuellement une autre proposition pour éviter de recommencer tous vos documents.

Rédiger des statuts complets

L’article 7 exige que les statuts indiquent :

• La dénomination, précédée ou suivie de la mention « association sans but lucratif », en sigle ASBL.
• Le siège, établi en RDC.
• L’objet et la ou les provinces d’activité.
• Les catégories de membres et les conditions d’adhésion, de sortie et d’exclusion.
• L’organisation de l’administration ou de la direction : nomination, révocation, durée des mandats, pouvoirs et représentation auprès des tiers.
• Le mode d’établissement des comptes annuels.
• Les règles de modification des statuts.
• L’affectation du patrimoine en cas de dissolution.

Un règlement d’ordre intérieur peut compléter ces dispositions en précisant la préparation des réunions, les remboursements ou la gestion de caisse. Consignez aussi les décisions de l’assemblée constitutive dans un procès-verbal. Ces outils facilitent la gestion ; ils ne remplacent pas les statuts notariés exigés pour la demande.

Exemple fictif : pour une association de soutien scolaire à Lubumbashi, décrivez les activités envisagées, les provinces concernées et les responsabilités des dirigeants. Précisez qui prépare un achat, qui l’autorise et qui conserve la facture. Cette organisation permet aux membres de suivre l’utilisation des cotisations.

Constituer et déposer la demande de personnalité juridique

L’article 4 prévoit une requête en double exemplaire, adressée contre récépissé au ministre de la Justice, sous couvert du ministre ayant le secteur d’activité dans ses attributions. Tous les membres effectifs chargés de l’administration ou de la direction doivent la signer.

Les pièces à joindre sont :

• La liste de tous les membres effectifs, avec noms, post-noms, prénoms et domiciles ou résidences, signée par tous les membres effectifs chargés de l’administration ou de la direction.
• Une déclaration signée par la majorité des membres effectifs, indiquant les noms, professions et domiciles ou résidences des personnes chargées de l’administration ou de la direction.
• Les statuts notariés, signés par tous les membres effectifs chargés de l’administration ou de la direction.
• Les certificats de bonne conduite, vie et mœurs de ces dirigeants.
• Une déclaration des ressources prévues pour réaliser l’objet associatif.

Avant de produire les exemplaires définitifs, contactez le service sectoriel compétent pour connaître le lieu de réception et les modalités matérielles du dépôt. Une demande locale de copies supplémentaires doit être distinguée de la liste légale des pièces. Faites préciser le fondement et le destinataire de toute pièce supplémentaire demandée.

Relisez les noms, adresses et fonctions dans l’ensemble du dossier. Une même personne désignée différemment dans les statuts, la liste des membres et la déclaration des dirigeants risque de compliquer le suivi. Gardez une copie intégrale des documents remis et demandez une preuve de dépôt datée et référencée.

Comprendre les actes délivrés et les délais légaux

Le récépissé et l’autorisation provisoire

Le récépissé atteste le dépôt de la demande. La personnalité juridique est accordée par le ministre de la Justice après avis favorable du ministre sectoriel, conformément à l’article 3.

L’article 5 donne à cet avis favorable valeur d’autorisation provisoire de fonctionnement. Pour les ASBL enregistrées en province, cette autorisation est accordée par le gouverneur. Il s’agit d’une disposition de la loi nationale, même lorsque l’acte est délivré en province.

Le mécanisme des six mois

L’autorisation provisoire est valable six mois. Passé ce délai, l’article 5 prévoit que la personnalité juridique est censée être octroyée ; le ministre de la Justice doit alors délivrer l’arrêté dans le mois suivant.

Ce délai se rapporte à l’autorisation provisoire : il ne suffit pas de compter six mois à partir de n’importe quel dépôt. Conservez l’acte et sa date. Si l’arrêté n’est pas délivré à l’échéance, faites une relance écrite avec les références de votre dossier et de l’autorisation. Un conseil juridique peut vous accompagner pour faire valoir ce mécanisme auprès de l’administration.

La publication au Journal officiel

Selon l’article 9, les statuts deviennent opposables aux tiers à partir de leur publication au Journal officiel de la République démocratique du Congo. Le texte prévoit cette publication par les soins du ministre de la Justice dans les quarante-cinq jours, sans préciser expressément dans cet article le point de départ du délai.

La publication ne doit pas être confondue avec l’octroi de la personnalité juridique. Demandez les références de publication et conservez-en une copie avec l’arrêté.

Ces délais légaux ne permettent pas de promettre une procédure complète en deux à quatre mois. Pour votre calendrier de projet, prévoyez séparément la préparation des pièces, leur correction éventuelle et le suivi administratif. Évitez de fixer un engagement financier important sur une date de reconnaissance simplement annoncée oralement.

Préparer un budget avec des frais justifiés

Les montants inscrits dans l’article 57 datent du texte de 2001, qui prévoit leur modification par décret. Ils ne constituent pas un devis actuel. Pour connaître votre dépense, demandez le tarif applicable à chaque acte et sa référence, puis distinguez les frais publics des prestations privées.

Le Catalogue des services publics rattache les droits relatifs au fonctionnement d’une ASBL à la Justice, au niveau du pouvoir central, et mentionne le paiement des droits prévus par la nomenclature. Sa fiche ne fournit toutefois pas de montant permettant de calculer un coût total.

Pour chaque poste, notez le montant annoncé, la monnaie de paiement, la date et le service concerné. Demandez si une somme inclut la publication ou seulement une étape du dossier. Vous éviterez ainsi de compter deux fois une prestation ou d’oublier une dépense.

Conservez les reçus et prévoyez une réserve adaptée aux déplacements et aux corrections possibles. Une promesse de reconnaissance rapide contre paiement ne remplace ni l’autorisation ni l’arrêté attendu.

Organiser le suivi après la constitution

Ressources, dirigeants et statuts

La déclaration des ressources prévue à l’article 4 doit être renouvelée au début ou à la fin de chaque semestre. Prévoyez ce suivi dans votre calendrier administratif.

Un changement de dirigeants doit faire l’objet d’une déclaration signée par la majorité des membres effectifs, adressée dans le mois au ministre de la Justice, avec copie au ministre sectoriel. Les modifications statutaires sont communiquées au ministre sectoriel et publiées par les soins du ministre de la Justice.

Conservez les décisions des membres avec les preuves de transmission. Utilisez une version datée des statuts afin d’éviter que des partenaires travaillent sur une ancienne version.

Comptabilité, banque et situation fiscale

Le SYCEBNL de l’OHADA est entré en vigueur le 1er janvier 2024. Il concerne les entités à but non lucratif établies ou actives dans un État membre, avec des exceptions pour celles relevant de la comptabilité publique, d’un régime comptable particulier ou de dispositions nationales spécifiques. Il prévoit un système normal et un système minimal de trésorerie pour les petites entités.

Faites déterminer le régime adapté à votre association par une personne compétente. Dès les premières opérations, classez les factures, suivez les cotisations et les dons, et distinguez les dépenses de l’association de celles des membres.

Pour ouvrir un compte, demandez à la banque sa liste de pièces et organisez les pouvoirs de signature conformément aux décisions de l’association. Renseignez-vous auprès de la DGI sur les démarches et obligations fiscales correspondant à vos activités.

Ne considérez pas la reconnaissance associative comme une exonération générale. L’article 39 prévoit, pour les ONG, des facilités soumises à des conditions et à des actes spécifiques après l’obtention de la personnalité juridique.

Avancer avec un dossier traçable

Rassemblez dans un même dossier les statuts définitifs, les listes signées, les pièces des dirigeants, les preuves de paiement, le récépissé, l’autorisation provisoire, l’arrêté et la publication. Désignez une personne pour suivre les réponses et tenir un historique des relances.

Cette méthode vous aide à expliquer où en est la procédure, à justifier les dépenses et à rendre compte aux membres. Avant de déposer, assurez-vous surtout que votre objet, vos dirigeants et vos ressources sont décrits de façon cohérente dans toutes les pièces.

Sources et références

• Loi n° 004/2001 du 20 juillet 2001 sur les ASBL et les établissements d’utilité publique
• Loi n° 004/2001 du 20 juillet 2001 — ASBL
• Journal officiel, numéro spécial du 15 août 2001 — Loi n° 004/2001
• Availability of the Uniform Act on the Accounting System for Not-for-Profit Entities
• Droits relatifs au fonctionnement d’une ASBL

Natasha Shama